稽核術語中英對照表 62 REAL AUDIT-FLOOR TERMS · EN–ZH
稽核最難的往上從來不是英文，是分寸。同一句話講成 observation 還是 major， 差別是「回覆一下就好」和「三個月內要交矯正報告、還可能停證」。
這份表整理的是外商客戶稽核與第三方稽核現場真正在用的講法—— 包含每個詞的輕重、什麼時候你該追問、什麼時候別急著承諾。 給要坐在稽核桌對面的品保、生管、廠務與管理層。
稽核的種類與階段
先搞清楚今天來的是誰、為什麼來——你的應對方式完全不同。
自己查自己；查出問題是好事，這是唯一可以「先自首」的場合。
客戶親自來查你。壓力最大，因為結論直接連動訂單。
SGS、TÜV、BSI 這類認證機構來查；目標是證書，不是訂單。
發證書的單位；口語就叫 the CB 或 the registrar。
管認證機構的上級（如 TAF、UKAS）；別跟 CB 搞混。
先看你的制度文件寫得對不對；通常不深入現場。
查「你有沒有照寫的做」；發現大多出在這一關。
拿證後每年一次的抽查；範圍比初次小，但重複發現會被放大。
三年期滿的全面重查；工作量等同初次認證。
IATF 與醫材體系的常態；人來了才知道。日常就得是可稽核狀態。
認證授權機構來「看稽核員怎麼稽核你」；當天現場會多一個人不說話。
視訊加文件；鏡頭走廠是重點，網路與收音要先測。
你去查你的供應商；換位置坐，用的詞完全一樣。
正式稽核前的自我體檢；沒有正式發現，只有待補清單。
現場流程與角色
從開場會議到總結會議，這些詞會反覆出現在議程上。
幾點查哪個部門、誰要在場；提前索取，人員才排得出來。
哪些產品線、廠區、製程被納入。超出範圍的問題可以（禮貌地）指出。
依據哪一版標準與哪些內部文件判定；爭議時回頭看它。
確認範圍、時程與陪同人員；管理層通常會露臉。
宣布發現與等級。最需要口譯精準的三十分鐘，就是這裡。
拍板等級的人；team member 的意見最後都會回到他身上。
被查的一方，也就是你。
全程帶著稽核員走的人；要熟現場、也要懂什麼不必主動多講。
稽核員順著一條線索往下追：訂單→圖面→檢驗紀錄→出貨。斷一環就是發現。
抽幾筆看；「抽到的剛好有問題」不是運氣差，是母體有問題。
看得到、拿得出來的東西。口頭說明不算；「我們一直都這樣做」更不算。
邊走邊問，最容易被抓到臨時狀況（標示、堆放、過期文件）。
直接問線上作業員；答不出來不會怪個人，會判到訓練與 SOP。
多日稽核每天收工前的小結；隔天要補的資料在這裡談。
發現與等級——最需要翻對的一段
等級決定後果。這幾個詞的輕重差異，值得整段背下來。
中性總稱，不等於「缺點」。稽核員說 I have a finding 時，先問等級再反應。
確認違反標準或自家文件；一定要有對應條款。
體系失效或影響產品符合性。可能延後發證、暫停證書；期限最緊。
單一疏漏、非系統性。通常書面矯正即可，仍須有效性追蹤。
還不算不符合，但再放著就會變。無強制矯正義務——建議照做。
最軟的一級，接近善意建議。別把 OFI 當成不符合去大動員。
稽核員心裡有數但證據未足；當下補得出資料，往往就不開單。
同一根因散在多處。這個詞一出現，等級通常會往 major 靠。
你會希望對方用這個詞——但要拿得出「僅此一件」的證據。
上次開過又犯。最傷信任，等級與後果都會升級。
正式立案文件；上面的條款與敘述會逐字影響你怎麼回。
「要求＋事實＋證據」三段式寫法；敘述不清可以當場請對方補明確。
稽核當天最貴的錯誤，
不是英文不好，是話接得太快。
我在稽核現場見過太多次：稽核員問一句，我方人員急著證明自己沒錯，多講了一段——反而把稽核員原本沒打算追的那條線索遞了過去。 也見過相反的：該爭的等級沒爭，closing meeting 上一句 major 就這樣定案，回頭要花三個月善後。 我的工作是讓你在那張桌子上聽得清、答得準、不多不少；語氣該軟的地方軟，立場該守的地方一個字都不退。
矯正、追蹤與結案
稽核結束才是工作的開始；這些詞決定你接下來三個月怎麼過。
要求你提出矯正的正式單據；回覆有期限，逾期本身又是一條缺失。
客戶開給你的 CAR；也是你開給下游供應商的那張。
先止血：庫存全檢、隔離、加嚴出貨。24–48 小時內就要有動作。
「作業員忘記」不是根本原因，是現象。這點外商稽核員一定會退你。
往下追五層的問法；寫得太順反而會被懷疑是事後補的。
人機料法環的分類分析；汽車業客戶特別愛看。
汽車與電子業標準格式，八個步驟；D3 圍堵、D4 根因、D5 矯正是重點。
針對已發生問題的處置；要對到根因，不是加一道人工檢查了事。
防止類似問題在別的地方發生；橫向展開（horizontal deployment）常一起被問。
過一段時間回頭驗證真的有效；沒做這步，下次就是 repeat finding。
稽核方書面認可、缺失關閉。沒收到書面就別當已結案。
來不及時的正式請求；帶著進度與理由談，成功率遠高於到期才說。
為驗證矯正而來的補查；範圍限縮在原缺失相關處。
文件與紀錄
稽核有句老話：沒寫下來就等於沒做。這些是查文件時的固定詞彙。
版次、發行、回收的管理制度；最常被開缺失的地方之一。
現場那份是不是最新版？「Rev C 在線上、Rev D 在系統裡」＝缺失。
舊版必須標示或收回；抽屜裡那份沒蓋章的舊圖最危險。
全部有效文件的清單；稽核員通常從這裡開始抽。
寫「誰在什麼時候做什麼」的層級。
更細的操作步驟，貼在線邊的那種。
做過的證據（簽名、日期、數值）。缺簽名跟沒做，稽核上同等對待。
紀錄要留幾年；汽車與醫材動輒十年以上，倉庫要先想好。
量具的追溯證明；過期校正貼紙是最快被抓的一項。
不只上過課，還要證明「會做」；技能認證表常被一起要。
從成品回溯到批號、材質證明的能力；召回時就靠它。
高階主管定期審視體系的會議紀錄；沒開或沒紀錄是常見 major。
常見標準與制度
聽到縮寫要立刻知道對方在哪個體系裡講話。
通用底盤，其他體系多半疊在它上面。
汽車供應鏈；規則嚴、不預先通知稽核、缺失處理最硬。
與確效（IQ/OQ/PQ）緊密相關；文件要求最重。
常與品質一起做整合稽核（integrated audit）。
製藥、食品、化妝品領域；用「確效」而非「驗收」的世界。
一次稽核滿足多國法規（美、加、日、澳、巴）。
歐洲化妝品原料協會體系；台灣原料廠出口歐洲常被要求。
查工時、薪資、宿舍、童工；問的是人，不是產品。
所有體系的骨架；回答問題時套這個結構最不容易被追打。
2015 版之後的核心；「你怎麼決定這件事風險高不高」是標準考題。
稽核員最常說的幾句話（與它們的真正意思）
同樣的英文，語氣不同意思差很多。這幾句聽懂了，現場節奏就抓得住。
別解釋流程，直接把紀錄拿出來。講得越多、被追的越深。
照 SOP 的順序講，不要跳步。跳過的那步一定會被回頭問。
請實際操作的人來做，主管代答反而是扣分。
他在拉一條線；先確認整條鏈的紀錄都在，再回答。
這是最後補救時機。此時提出遺漏的證據仍可能免單。
不是放棄，是回頭再算。當天結束前務必自己先補好。
好消息：不算不符合。道謝、記下、之後真的改。
高風險問題。回答不慎，一條個案會升級成 systemic。
別當場亂給日期。可以說要與相關部門確認後正式回覆。
closing meeting 的關鍵句。等級有疑義，就在這一刻提出。